Jenis-Jenis Sistem Pendukung Sistem Informasi Management

Banyak sistem pendukung yang tersedia dan mampu melengkapi sistem informasi manajemen yang ada. Beberapa sistem pendukung yang akan dibahas di sini, di antaranya adalah :
·  Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan/Decision-Support Systems (DSS)
·  Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan/Group Decision-Support Systems (GDSS)
·  Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive Support Systems (ESS)

1. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan/Decision-Support Systems (DSS)

– interaktif sistem berbasis komputer yang ditujukan untuk membantu pengambil keputusan menggunakan data untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah dan membuat keputusan. Yaitu: Pembanding/heuristik dan model matematika.

– Suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi pemecahan masalah maupun kemampuan komunikasi dalam memecahkan masalah.

Sistem pendukung pengambilan keputusan kelompok (DSS) adalah sistem berbasis komputer yang interaktif, yang membantu pengambil keputusan dalam menggunakan data dan model untuk menyelesaikan masalah yang tidak terstruktur. Sistem pendukung ini membantu pengambilan keputusan manajemen dengan menggabungkan data, model-model dan alat-alat analisis yang komplek, serta perangkat lunak yang akrab dengan tampilan pengguna ke dalam satu sistem yang memiliki kekuatan besar (powerful) yang dapat mendukung pengambilan keputusan yang semi atau tidak terstruktur.

DSS menggabungkan sumber daya intelektual seorang individu dengan kemampuan komputer dalam rangka meningkatkan kualitas pengambilan keputusan.

DSS diartikan sebagai tambahan bagi para pengambil keputusan, untuk memperluas kapabilitas,namun tidak untuk menggantikan pertimbangan manajemen dalam pengambilan keputusannya.

Dalam suatu penelitiannya Steven S. Alter mengembangkan satu taksonomi dari enam jenis DSS yang didasarkan pada tingkat dukungan pemecahan masalah.

Jenis DSS yang memberikan dukungan yang sedikit lebih tinggi memungkinkan baginya menganalisis seluruh isi file mengenai tingkat penyerapan anggaran pada unit-unit lain yang terkait. Contohnya adalah laporan gaji bulanan pegawai yang disiapkan dari file gaji.

DSS juga memungkinkan para manajer untuk melihat dampak-dampak yang mungkin timbul dari berbagai keputusan yang diambil yang disebut model yang dapat memperkirakan dampak sebuah keputusan.

DSS dimaksudkan untuk melengkapi sistem informasi manajemen dalam meningkatkan pengambilan keputusan. Sistem informasi manajemen terutama menyajikan informasi mengenai kinerja aktivitas untuk membantu manajemen memonitor dan mengendalikan kegiatan.Format atau bentuk dari pelaporan-pelaporan ini umumnya sudah ditentukan sebelumnya (baku).Kadangkala laporan sistem informasi manajemen ini merupakan laporan eksepsi (exception reports), yaitu hanya menyoroti kondisi-kondisi yang khusus. Sistem informasi manajemen yang tradisional umumnya menyajikan pelaporan yang tercetak (hard copy reports).

Ada dua tipe DSS yang dikenal, yaitu: Model-driven DSS dan Data-driven DSS.

Model-driven DSS  merupakan suatu sistem yang berdiri sendiri terpisah dari sistem informasi organisasi secara keseluruhan. DSS ini sering dikembangkan langsung oleh masing-masing pengguna dan tidak langsung dikendalikan dari divisi sistem informasi. Kemampuan analisis dari DSS ini umumnya dikembangkan berdasarkan model atau teori yang ada dan kemudian dikombinasikan dengan tampilan pengguna yang membuat model ini mudah untuk digunakan.

Contoh dari model-driven DSS ini yang dipergunakan diperusahaan pelayaran yaitu voyage estimating decision support systems.

Jenis DSS yang kedua, data-driven DSS, menganalisis sejumlah besar data yang ada atau tergabung di dalam sistem informasi organisasi. DSS ini membantu untuk proses pengambilan keputusan dengan memungkinkan para pengguna untuk mendapatkan informasi yang bermanfaat dari data yang tersimpan di dalam database yang besar.

Decision Support Systems meliputi berbagai komponen yang termuat di dalam sistem pendukung ini, yaitu:

* DSS database: Kumpulan data berjalan atau historis dari sejumlah aplikasi yang digunakan untuk menanyakan dan menganalisis data. Database ini dapat berupa PC database atau massive database.

* DSS software system: Kumpulan dari perangkat lunak yang digunakan untuk menganalisis data, seperti: On-Line Analytical Processing (OLAP) tools, datamining tools. Model ini dapat berupa model fisik (model rancangan ruang kerja, taman, dan model pesawat terbang), model perhitungan matematika (seperti, persamaan, alogaritma, anuitas, cicilan bunga kredit), atau model verbal (seperti, deskripsi suatu prosedur untuk penulisan suatu perintah kerja/order).

Group Dukung Systems

Telah datang ke komputer berarti perangkat lunak dan perangkat keras yang digunakan untuk mendukung fungsi dan proses kelompok

Konsep DDS

Tahap-tahap pengambilan keputusan Simon digunakan untuk menentukan struktur masalah. Masalah terstruktur merupakan suatu masalah yang memiliki struktur pada tiga tahap pertama Simon yaitu intelijen, rancangan dan pilihan. Masalah tidak terstruktur merupakan masalah yang sama sekali tidak memiliki struktur pada tiga tahap Simon. Masalah Semi Terstruktur, merupakan masalah yang memiliki struktur hanya pada satu atau dua tahap Simon.

Jenis-jenis DSS menurut Alter :

1. Mengambil elemen-elemen informasi (jenis yang memberikan dukungan paling sedikit)

2. Menganalisis seluruh file

3. Menyiapkan laporan dari berbagai file

4. Memperkirakan akibat keputusan

5. Mengusulkan keputusan

6. Membuat keputusan (jenis yang paling banyak memberikan dukungan)

Tujuan DSS

1. Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah

2. Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya

3. Meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan manajer daripada efisiensi DSS dan SIM.

DSS fokus terhadap masalah-masalah semi terstruktur, SIM menyediakan informasi bagi manajer.

2. Sistem Pendukung Keputusan Berkelompok/Group Decision Support System (GDSS)

– Sebuah interaktif, sistem berbasis komputer yang memfasilitasi penyelesaian masalah yang tidak terstruktur dengan serangkaian pembuat keputusan bekerja bersama sebagai sebuah kelompok. Terutama kelompok manajer, dalam menganalisa situasi masalah dan dalam pengambilan keputusan kelompok melakukan tugas.

– Sistem Pendukung Keputusan kelompok yang berusaha memperbaiki komunikasi di antara para anggota kelompok dengan menyediakan lingkungan yang mendukung dan mendukung para pengambil keputusan dengan perangkat lunak GDSS yang disebut groupware.

Konsep GDSS (Group Decision Support System), merupakan sistem berbasis computer yang mendukung kelompok-kelompok orang yang terlibat dalam suatu tugas bersama dan menyediakan interface bagi suatu lingkungan yang digunakan bersama. Istilah lainnya, GSS (group support system), CSCW (computer support cooperative work), CCWS (Computerized collaborative work support), EMS (electronic meeting system). Perangkat lunak yang digunakan disebut groupware.

Komunikasi yang lebih baik memungkinkan keputusan yang lebih baik. GDSS berkontribusi memecahkan masalah dengan menyediakan suatu pengaturan yang mendukung komunikasi.

Pengaturan Lingkungan GDSS Ruang Keputusan, merupakan pengaturan untuk rapat kelompok kecil secara tatap muka. Ruangan tersebut medukung komunikasi melalui kombinasi perabot, peralatan dan tata letak.

Jaringan Keputusan Setempat (LAN), jika kelompok kecil tidak mungkin bertemu secara tatap muka, maka para anggota dapat berinteraksi melalui jaringan. Pertemuan Legislatif, jika kelompok terlalu besar untuk ruang keputusan, maka pertemuan legislative diperlukan. Konferensi Bermedia Komputer, beberapa aplikasi kantor virtual memungkinkan komunikasi antara kelompok-kelompok besar dengan anggota yang tersebar secara geografis.

Kemiripan Antara GDSS dan DSS

• Keduanya menggunakan model, data dan perangkat lunak yang user-friendly

• Keduanya interaktif dengan “bagaimana-jika” kemampuan

• Keduanya menggunakan data internal dan eksternal

• Keduanya memungkinkan pembuat keputusan untuk mengambil peran aktif

• Keduanya memiliki sistem fleksibel

• Keduanya memiliki output grafis

Mengapa Menggunakan GDSS?

– Manajer tingkat tinggi dapat menghabiskan 80% waktu mereka membuat keputusan dalam kelompok. Terapan benar, GDSS dapat mengurangi waktu ini, sampai pada suatu keputusan yang lebih baik lebih cepat.

– GDSS menyediakan perangkat keras, perangkat lunak, database dan prosedur untuk pengambilan keputusan yang efektif.

3. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive Support Systems (ESS)

Dalam sistem pendukung pengambilan keputusan eksekutif istilah executive support system (ESS) sering dipertukarkan dengan executive information system (EIS). Namun, ada juga yang membedakan keduanya. Jika dibedakan, EIS sering didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis komputer yang menyajikan kebutuhan informasi eksekutif puncak. Sistem ini memberikan akses cepat atas informasi dan laporan manajamen. Di sisi lain, ESS adalah sistem pendukung komprehensif yang mempunyai kemampuan lebih dari EIS. ESS menyangkut juga sistem komunikasi, otomatisasi kantor, dukungan analisis, dan intelejensia.

ESS dibangun terutama untuk menyajikan gambaran operasional suatu organisasi; melayani kebutuhan informasi eksekutif puncak; menyajikan tampilan yang akrab di pengguna, sesuai dengan tipe keputusan individu, menyajikan penelusuran dan pengendalian yang tepat waktu dan efektif; menyajikan akses cepat atas informasi rinci dengan teks, angka, atau grafik; mengindentifikasikan masalah; serta menyaring, mengkompres, dan melacak data dan informasi kritikal.

Karakteristik utama yang dimiliki ESS adalah kemampuan melihat rincian, menginformasikan faktor keberhasilan kritikal (critical success factors), akses status, analisis, pelaporan eksepsi (exception reporting), penggunaan warna, navigasi informasi, dan komunikasi.